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大型会议文件材料怎么印制,怎么管理?
时间:2021年08月03日 来源:秘书工作 作者:admin 浏览:

优质、高效地做好文件材料工作,是确保党政机关大中型会议圆满召开的重要保证。

 

文件材料怎么印
 

 

统一标准,规范格式。一是统一印制版式。二是所有文件材料采用统一格式编辑排版,包括各级标题、正文用字字体、字号,各级标题标点符号的使用,文件材料用纸规格、装帧方法等都要统一标准,分点印制的材料更应注意提出统一要求,讲求规范。

 

认真校核,确保无误。会议文件材料印制量大,且时间紧急,容易出现错漏,印制前必须认真校核,严格把关,消灭错、别、漏字及表述错误。

 

一是实行起草单位第一责任人制,起草单位在文件送会议秘书工作机构印制前必须严格校核、把关,力争消灭差错,一般由起草牵头负责人审核签字后方可送印。

 

二是会议秘书工作机构在承印前再次校核,宜采用唱校的方法,唱校时以领导签发的底稿为蓝本,首先核对领导修改内容是否已作相应修改,然后逐字逐句核对清样与底稿是否完全一致,有的重要稿件在唱校后还要由有关负责人默读校对一遍,确保无误后方可交付印制。

 

三是实行印成会议文件材料终审制,由会议秘书工作机构有关负责同志对印成的会议文件材料进行最后审核,从文字内容到格式规范逐一审核,确认无误后签署意见,发送参会领导和会议代表,一旦发现有错漏,必须重印。

 

精心印制,确保质印刷会议文件材料要精心细致,字迹颜色深浅一致;纸面干净无灰迹、无折皱,纸张标准大小一致;制版版心调整得当,前后一致;裁剪适当,所有文件材料页面一致;装订均匀美观,无错、漏、倒页。

 

仔细翻检,消灭错漏。印制好的会议文件资料,如果时间允许的话,最好逐份翻阅,检查有无错、漏、倒页,使每份文件材料均合格。如果无暇逐份翻检,送参会领导的文件材料则必须逐份翻检,确保无误漏。装袋时文件材料不能重、漏,也要注意检查。

 

及时发送,消除差错。一是参会领导的文件材料要提前送到秘书、工作人员手中,保证领导有研阅文件材料的时间。二是会议文件材料应在会议报到开始前送到报到处,不能耽误报到。三是会议召开中临时印制的文件材料,要注意及时分送,由于参会领导、参会代表的流动变化,会议中分送材料要注意及时衔接落实,不要漏送。

 

文件材料怎么管
 

 

专人保管,注意保密一是要指定专人负责会议文件材料的保管,作好详细登记。送参会领导、代表、记者和工作人员的材料常常有差别,要分类保管,不得混淆。不同类型材料在发送时要仔细核对,不发生差错。二是采取专门的措施保管好会议文件材料,确保安全。三是注意保密,有的会议材料需在会议上审议,是审议稿,有的会议材料如人事任免等本身就是保密材料,要妥善保管,避免泄密。

 

动态管理,及时清退。一是需保密的文件材料要标明密级,并提醒领导和参会代表,用完及时清退。二是及时清理报到现场、会议现场,避免会议文件材料乱扔乱放。

 

归档移交,妥善保存。会议结束后,要对会议文件资料及时进行立卷归档,分类整理,组成案卷,移交档案室,如自己需暂存则复印留存,原件应立卷归档,妥善保存。

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